Упростите себе работу с подотчетниками — новые правила Центробанка позволяют
Чтобы полноценно использовать интерактивные сервисы в статье, перейдите в полную версию сайта
Шпаргалка для сотрудниковСкрытьПроще
Скачайте шаблон нового заявления с подсказками для подотчетников. Повесьте его на виду у всех.
Уберите лишнюю оговорку из заявления о выдаче подотчетных
Вы можете упростить форму заявления о выдаче подотчетных. Теперь компания вправе выдать деньги под отчет сотруднику, даже если он не отчитался за предыдущий аванс. Значит, из заявления можно убрать оговорку о том, что работник сдал авансовый отчет по ранее полученным подотчетным. Образец нового заявления — ниже.
Допустим, вы хотите, чтобы сотрудники не затягивали с авансовыми отчетами и не копили долги. Тогда можете оставить в заявлении условие о том, что новый аванс компания выдает только тем, кто отчитался по старому. Такое же правило оставьте в Положении о подотчетниках. Новые формулировки для него — далее.
Как упростить заявление о выдаче подотчетных
- Старые долги
Старые долги
С 19 августа можете убрать из заявления оговорку о том, что сотрудник отчитался за прошлый аванс. Теперь выдавать подотчетные можно и подотчетникам с долгами.
На заметку
Две причины, по которым Центробанк исправил кассовый порядок
| 1. В кассовом порядке были лишние ограничения, которые не работали, а только усложняли учет. Например, компании давно научились обходить запрет выдавать новый аванс только тем, кто отчитался по предыдущему. Когда подходил срок авансового отчета, бухгалтеры делали приходник на весь аванс, как будто сотрудник ничего не потратил. Затем в тот же день оформляли расходник на того же сотрудника на сумму старого и нового авансов. | 2. Некоторые нормы в кассовом порядке мешали перейти на электронный документооборот. Так, по старым правилам на кассовых документах нужны были собственноручные подписи ответственных работников. Такое ограничение противоречило нормам, которые позволяют составлять электронные приходники и расходники. А чиновники планомерно идут к тому, чтобы в будущем компании могли полностью отказаться от бумажной первички, в том числе по кассе. |
Заменяйте заявления приказами, когда это удобно
Документ
Рзменения РІ кассовый РїРѕСЂСЏРґРѕРє Центробанк утвердил Указанием РѕС‚ 19 РёСЋРЅСЏ 2017 Рі. в„– 4416-РЈ.
Можете больше РЅРµ собирать заявления Рѕ выдаче подотчетных СЃ каждого работника. Новые правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора. Рто СѓРґРѕР±РЅРѕ РІ трех ситуациях. Первая — бывает, что получить РїРѕРґРїРёСЃСЊ РЅР° приказе проще, чем заявление. Рљ примеру, если деньги берет сам директор. Вторая — если РІ РѕРґРёРЅ день подотчетные получают несколько сотрудников. Третья причина — сотрудник каждый месяц получает РѕРґРЅСѓ Рё ту же СЃСѓРјРјСѓ.
Р’ новых правилах нет требований Рє тому, как оформлять приказ РЅР° выдачу подотчетных. Р’ ответе РЅР° наш запрос Банк Р РѕСЃСЃРёРё привел только РѕРґРЅРѕ ограничение. РџРѕ мнению специалистов ЦБ, РІ приказе обязательны Р¤.Р.Рћ. подотчетника, СЃСѓРјРјР° Рё СЃСЂРѕРє, РЅР° который ее выдают.
Распорядительный документ оформляйте РЅР° каждую выдачу наличных СЃ указанием Р¤.Р.Рћ. подотчетного лица, СЃСѓРјРјС‹ Рё СЃСЂРѕРєР°, РЅР° который РѕРЅРё выдаются (РёР· ответа ЦБ РЅР° запрос «Главбуха»)
Приказы с расплывчатыми формулировками о подотчетных оформлять рискованно. Налоговики могут оштрафовать компанию на 50 000 руб. за нарушение правил хранения наличных (ст. 15.1 КоАП РФ).
Образцы новых приказов и шпаргалка с опасными и безопасными формулировками — ниже.
Приказ на случай, если надо выдать подотчетные нескольким сотрудникамОбразец приказаСкрыть
- РЎСѓРјРјР°
РЎСѓРјРјР°
Перечислите в приказе всех, кому выдаете деньги, и расшифруйте сумму.- Срок
РЎСЂРѕРє
ЦБ рекомендует для каждой суммы указывать срок, на который выдаете деньги.- Подпись
РџРѕРґРїРёСЃСЊ
Ознакомьте с документом каждого сотрудника из приказа. Пусть распишутся.
Приказ на случай, если подотчетник каждый месяц получает одинаковую сумму
- Дата
Дата
Укажите в приказе, когда и сколько денег нужно выдавать сотруднику и в каких числах.- Отчет
Отчет
Напишите, когда подотчетник должен отчитаться о расходах или вернуть деньги.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
Шпаргалка
Опасные и безопасные формулировки в приказе о подотчетных
 «разрешаю РІ будущем выдавать без заявлений Рђ.Рђ. Рванову денежные средства РґРѕ 50 000 СЂСѓР±.В» «разрешаю без заявлений выдавать Рђ. Рђ. Рванову денежные СЃСѓРјРјС‹ РґРѕ тех РїРѕСЂ, РїРѕРєР° размер аванса РЅРµ достигнет 50 000 СЂСѓР±.В» | Да «выдать Рђ. Рђ. Рванову РїРѕРґ отчет 50 000 СЂСѓР±. РЅР° семь рабочих дней для приобретения канцтоваров» «выдать РїРѕРґ отчет Рђ. Рђ. Рванову 50 000 СЂСѓР±., Р’. Р’. Петрову 20 000 СЂСѓР±. РЅР° семь рабочих дней для приобретения канцтоваров» |
Рсключите устаревшие пункты РёР· Положения Рѕ подотчетниках
Проще
Скачайте образец Положения о расчетах с подотчетниками. Мы составили его с учетом всех изменений в кассовых правилах.
Ваше Положение о подотчетниках, возможно, устарело. Например, в нем может быть сказано, что компания выдает деньги только по заявлению или после полного расчета по прошлому авансу. Тогда внесите в Положение изменения.
Компания вправе ограничить размер подотчетных, если есть риск, что работники будут злоупотреблять новыми выгодными правилами. Например, можно сделать в Положении оговорку, что разовая выплата или общий долг сотрудника не должны превышать лимит.
Новые формулировки для Положения о подотчетниках — далее.
Новые формулировки для Положения о подотчетниках Новые формулировкиСкрыть
- Приказ или заявление
Приказ или заявление
Чтобы оставить возможность выдавать деньги по заявлению сотрудника, не удаляйте ссылку на него из старого Положения.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
- Для осторожных
Для осторожных
Боитесь накопить долги — оставьте в Положении оговорку, что выдаете подотчетные тем, кто отчитался по прошлому авансу.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
- Разные лимиты
Разные лимиты
Компания вправе ограничить сумму задолженности для всех сотрудников или выборочно. Для подотчетников можно установить различные лимиты.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
Добавьте конкретику в платежки по подотчетным, чтобы снизить налоговые риски
Компания, которая перечисляет сотруднику подотчетные по безналу, не обязана брать с него заявление или оформлять приказ. Кассовый порядок распространяется только на расчеты наличными. Но безопаснее оформлять какой-то из этих документов. На этом настаивает Минфин. Кроме того, чиновники рекомендуют включить в локальный акт условие о том, что компания имеет право переводить подотчетные на карты сотрудников (письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288).
Налоговики не оштрафуют компанию за то, что она не собирает заявления на безналичный подотчет. Но есть другие риски.
Подотчетные, которые вы перечислили на карту, сотрудник может посчитать своими деньгами. Если работник не напишет заявление или не ознакомится с приказом, он может не узнать, что на карту пришла подотчетная сумма. Перепутает ее с зарплатой и потратит не по назначению. Тогда спор между компанией и сотрудником может дойти до суда.
Налоговики тоже могут переквалифицировать подотчет в доход сотрудника. Такая опасность возникает в ситуации, если подотчетник вовремя не принес авансовый отчет. Проверяющие в подобных случаях доначисляют на просроченный долг НДФЛ и страховые взносы.
Чтобы свести риски к минимуму, напишите в платежке, что выдаете деньги под отчет. Формулировка — в образце ниже.
Как заполнить платежку на подотчетные
- Приказ
Приказ
Ссылку на приказ делать не обязательно, но так проще отследить, вовремя ли сотрудник отчитался за аванс.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word
С 19 августа по-новому оформляйте кассовые документы
| Как было | Как стало |
|---|---|
| Кассир в конце дня мог выписать один приходник на всю выручку на основании контрольной ленты ККТ или бланков строгой отчетности | На основании чеков ККТ или бланков строгой отчетности в конце дня можно оформить не только общий приходник, но и расходник. Например, если кассир в течение дня пробивал чеки на возврат денег покупателю (письмо Минфина России от 24 мая 2017 г. № 03-01-15/31944). Как нам пояснили в Центробанке, за получателей в расходнике может расписаться кассир |
| Компания вправе была выдавать только бумажные квитанции Рє приходникам | Компания вправе РїРѕ РїСЂРѕСЃСЊР±Рµ плательщика отправить ему квитанцию Рє РїСЂРёС…РѕРґРЅРёРєСѓ РїРѕ электронной почте. Рто РїСЂРё условии, что сам РїСЂРёС…РѕРґРЅРёРє тоже электронный |
| На кассовых документах нужны были собственноручные подписи получателя и плательщика | Собственноручная подпись обязательна только для бумажных экземпляров. Для электронных документов нужны электронные подписи |
| Р’ РїРѕСЂСЏРґРєРµ было сказано, что кассовую РєРЅРёРіСѓ заполняет кассир. РќРѕ вести кассовые операции РјРѕРі РґСЂСѓРіРѕР№ сотрудник, назначенный руководителем. РћРЅ же заполнял кассовую РєРЅРёРіСѓ | РР· РїРѕСЂСЏРґРєР° убрали РѕРіРѕРІРѕСЂРєСѓ Рѕ том, кто конкретно РІРЅРѕСЃРёС‚ записи РІ кассовую РєРЅРёРіСѓ. ЦБ РїРѕСЏСЃРЅРёР» «Главбуху», зачем понадобились изменения: записи РІ кассовой РєРЅРёРіРµ РјРѕРіСѓС‚ формироваться программным путем, если компания автоматизировала учет |
за правильный ответ