Опасные даты в первичке. Какие исправить, а какие оставить

Чтобы полноценно использовать интерактивные сервисы в статье, перейдите в полную версию сайта

Акты с датами следующего месяца

Представим: исполнитель составил акт на услуги или работы в сентябре, а подписали и датировали его 1 октября. Бухгалтер тут же задается вопросом: надо ли потребовать, чтобы акт переделали другой датой — 30 сентября? Правильный ответ — нет. В новом стандарте сказано, что в качестве даты составления первички нужно указывать дату, когда ее подписали (п. 8 ФСБУ 27/2021).

Если исполнитель подписал акт в октябре, октябрьскую дату и нужно указать. Искусственно ставить дату 30 сентября не требуется. Но важно не запутаться в учете. Он зависит от того, когда исполнитель выполнял работы или услуги. Разберем учет как у исполнителя, так и у заказчика.

Длящиеся услуги. Если услуги оказывали в сентябре, исполнитель должен отразить выручку в III квартале, а не в IV. Такие правила действуют и в налоговом, и в бухгалтерском учете (письмо Минфина от 17.02.2021 № 03-07-11/10886, Рекомендация Бухгалтерского методологического центра Р-62/2015-КпР). Примеры длящихся услуг — охрана, услуги связи, консультационные услуги по договору с абонентским обслуживанием, клининг.

По общему правилу заказчик в бухгалтерском и налоговом учете также отражает расходы в III квартале (письмо ФНС от 21.08.2015 № ГД-4-3/14815). Но нужно убедиться, что исполнитель в акте указал период оказания услуг — сентябрь. Иначе получится так, что спишете расходы необоснованно.

Если заказчик отразит расходы на дату поступления документа, то есть в октябре, как правило, у налоговиков это не вызывает претензий. Но даже если проверяющие посчитают это ошибкой, сдавать уточненки по налогу на прибыль не придется. Ведь закон разрешает исправить такую ошибку в текущем периоде при условии, что компания получает прибыль, а не убыток (п. 1 ст. 54 НК). Это значит, что расходы, которые не учли в сентябре, можно списать в октябре, если по итогам работы за 9 месяцев была прибыль.

Разовые услуги и работы. Работы и недлящиеся услуги, которые считаются оказанными только после принятия заказчиком — например, проведение маркетинговых исследований, подготовка проекта договора, — учитывайте одинаково. Когда проводите их в учете, ориентируйтесь на дату, когда акт подписал заказчик. Например, если заказчик подписал акт в октябре, выручку отражайте в IV квартале (письмо Минфина от 14.02.2022 № 03-07-09/9894).

Сервис подскажет, на какую дату провести акты в учете 

Акты с датами выходного дня

Допустим, вы получили акт на разовые услуги или работы, а в нем стоит дата выходного дня. Ситуация рискованная, ведь вам не известно, выходили ли на работу в выходной день сотрудники контрагента, которые подписали акт. А налоговики установят это по табелю, если будут проверять вашу сделку (определение Верховного суда от 30.04.2020 № 304-ЭС20-4775).

Если инспекторы обнаружат, что сотрудники не работали, то заподозрят, что сделка фиктивная. Поэтому если сделка крупная, стоит обезопасить ее от претензий налоговиков. Попросите переделать акт и датировать его рабочим днем.

Сложности возникают и с актами на долгосрочные услуги, которые датировали выходным днем. Например, в акте поставили дату — 31 июля 2022 года. По долгосрочным услугам у налоговиков, как правило, не возникает вопросов только из-за даты. Но претензии к такому акту возникнут, если у инспекторов уже есть сомнения в добросовестности контрагента по иным причинам. Претензий не будет, если сделку заключили с крупными и известными поставщиками. Например, МТС, Билайн, Мосэнергосбыт.

Допустим, чтобы обезопасить компанию, вы решили поставить в акте на длящиеся услуги рабочий день. Возникает вопрос: какой именно день указать? Первый вариант — последний рабочий день месяца, в котором оказывали услуги, например 29 июля. Второй вариант — первый рабочий день следующего месяца, то есть 1 августа. В нормативных актах на этот счет правил нет. Если исполнитель оказывает услуги только по рабочим дням, можно поставить 29 июля. Если услуги оказывают даже в выходные дни, безопаснее указать 1 августа. Иначе получится, что акт выставили раньше срока.

Дата акта не соответствует договору

Представьте, что вы получили акт на подрядные работы. Сверились с договором и обнаружили расхождение в датах. Например, в договоре сказано, что период выполнения работ — с 5 сентября по 31 октября. А в акте стоит дата 25 октября. Получается, что работы выполнили раньше срока. Нужно ли исправлять дату в акте, чтобы она соответствовала периоду, который указали в договоре?

Даты начала и окончания работ — это существенное условие договора подряда (п. 1 ст. 708 ГК). Если в акте стоит дата, которая не соответствует этому периоду, у налоговиков будут вопросы. Они проверят, действительно ли подрядчик выполнял работы для компании. Если не хотите вызывать подозрения у налоговиков, включите в договор или акт формулировки о досрочном выполнении работ.

Условие в договоре. Допустим, у вас много подрядчиков. Вы включаете в типовой договор с ними условие о досрочном выполнении работ (ст. 315 ГК). Пример формулировки: «Подрядчик вправе сдать выполненные работы, предусмотренные настоящим Договором, досрочно».

Тогда вам не придется заморачиваться с проверкой дат в акте.

Формулировка в акте. Можно указать в акте, что подрядчик выполнил работы досрочно с согласия заказчика (п. 1 ст. 711 ГК). Например: «Заказчик согласен принять досрочное выполнение работ».

Если даты в акте вообще не вписываются в период, указанный в договоре, документы стоит исправить. Например, если акт датировали ранее периода выполнения работ, указанного в договоре (определение ВС от 12.10.2020 № 302-ЭС20-14463). В этом случае подпишите дополнительное соглашение к договору и укажите в нем правильный период выполнения работ.

Оба способа подходят и для договоров на недлящиеся услуги. Если услуги длящиеся и период их оказания расходится с тем, который указали в договоре, подпишите дополнительное соглашение к договору.