По-новому считайте количество работников для отчета в налоговую

Чтобы полноценно использовать интерактивные сервисы в статье, перейдите в полную версию сайта

Отчитайтесь о среднесписочной численности работников в налоговую не позднее 21 января. Направьте сведения, даже если у вас нет сотрудников. Не сдавать нулевые отчеты о среднесписочной численности вправе только предприниматели. Если компания опоздает с отчетом, заплатит штраф в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК). Есть и другие неприятные последствия.

Что поменялось в расчете среднесписочной численности

Сведения о среднесписочной численности сдавайте по той же форме, что и в прошлом году. Рекомендации ФНС на этот счет не поменялись (приказ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174). Но изменились правила расчета. Росстат расширил перечень работников, которых надо включать в сведения (приказ Росстата от 22.11.2017 № 772). В расчет среднесписочной численности за 2018 год включите тех, кто находится в отпуске по уходу за ребенком, но работает неполное время или на удаленке.

Внешних совместителей и внештатников не учитывайте. Сотрудника, оформленного на две, полторы или менее одной ставки либо в качестве внутреннего совместителя, посчитайте за одну единицу (п. 78 Указаний, утв. приказом Росстата от 22.11.2017 № 772).

Среднесписочную численность за год считайте на основе численности работников за каждый месяц (подп. 79.6 Указаний Росстата). Например, с января по август в организации постоянно работали 26 человек, а с сентября по декабрь — 25 человек. Значит, среднесписочная численность за год составит 26 человек. Считают ее так: (26 чел. × 8 мес. + 25 чел. × 4 мес.) : 12 мес. = 25,67. Результат округляют до целого числа.

Если есть сотрудники с неполным рабочим временем, их тоже надо посчитать и прибавить к тем, кто трудится весь день. Сначала рассчитайте общее количество человеко-дней, отработанных сотрудниками, которые трудятся непоный день:

Численность работников с неполным днем считайте по формуле:

Теперь складываем среднесписочную численность работников с полным и неполным рабочим днем по месяцам и делим на 12 месяцев:

Почему показатели отчета придется объяснять контрагентам

С 2018 года ФНС публикует отчеты о среднесписочной численности на своем сайте в разделе «Открытые данные». Компании проверяют эти сведения, чтобы оценить безопасность сделок с контрагентами.

Сколько работников у контрагента, компании просматривают перед заключением сделки. Так можно узнать, в состоянии ли потенциальный партнер выполнить свои обязательства. Подозрения возникнут, если у компании мало или совсем нет работников, а в планах участие в крупном проекте.

Посчитайте своих сотрудников и направьте сведения о них в инспекцию не позднее 21 января. Чтобы избежать объяснений с контрагентом, проверьте, какие данные о вашей организации налоговая выгрузит на своем сайте. Налоговики пообещали обновлять данные на сайте после сбора годовой отчетности от организаций.

Для чего налоговики используют сведения о численности

Инспекции следят за численностью работников. От этого зависит, обязан плательщик отчитываться в инспекцию электронно или на бумаге (п. 3 ст. 80 НК). Также от численности персонала зависит право организации на налоговые льготы и возможность работать на спецрежимах. Но есть и еще две причины, по которым инспекторов интересует численность компании.

Ищут признаки однодневки. О том, что малочисленность компании вызовет подозрения, ФНС сообщала в письме от 10.07.2018 № ЕД-4-15/13247. В ноябре 2018 года письмо аннулировали. Но это не значит, что подозрений у налоговиков к компаниям стало меньше.

Если работников недостаточно, налоговики могут подумать, что компания номинальная. Инспекция начнет искать нарушения. В итоге может признать сделку фиктивной и снять вычеты НДС и расходы.

Например, организация по итогам года представит в инспекцию декларации по НДС, налогу на прибыль с высокими доходами и расходами. А в сведениях о среднесписочной численности работников укажет одного сотрудника — генерального директора и главного бухгалтера в одном лице. Инспекция сопоставит представленные отчеты и сделает вывод, что компанию нужно проверять. Либо в организации черные зарплаты, либо это однодневка, которую создали для экономии на налогах.

Проверяют уровень зарплаты. Сведения о среднесписочной численности налоговики используют, когда проверяют, не скрывает ли компания зарплату работников (письмо ФНС от 25.07.2017 № ЕД-4-15/14490).

Среднемесячную зарплату в расчете на одного работника определяют по формуле:

Если результат получается ниже среднеотраслевого, то у компании просят пояснения или вызывают ее представителя на комиссию по легализации зарплаты.

Не рассчитывайте, что налоговики не обратят внимание на численность работников в организации. Для налоговой это данные, которые помогают анализировать деятельность компаний. Рискованно занижать или завышать показатели в сведениях, безопаснее показывать реальные цифры.

Шпаргалка

Кто не должен попасть в сведения о среднесписочной численности

Внешние совместители. Люди, которые выполняют работы или оказывают услуги для компании по договорам гражданско-правового характера.

Уволенные работники. Сотрудники, которых перевели на работу в другую организацию. Собственники организации без трудового договора и зарплаты.

Сотрудники, которых направили на работу за границу. Сотрудники на обучении с отрывом от работы, которые получают стипендию за счет работодателя.

Что будет, если не сдать отчет или ошибиться

Если организация вовремя не представит отчет о среднесписочной численности работников, ее не включат в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Не попав в реестр, компания может лишиться льгот, которые предусмотрены для малого бизнеса. Или получит отказ на участие в закупках, ориентированных на малые компании.

Штрафы за ошибки в сведениях о среднесписочной численности работников не предусмотрены. Но если опоздать с отчетом или совсем его не представить, оштрафуют и компанию, и руководителя. Штрафы небольшие — 200 руб. для компании (п. 1 ст. 126 НК) и до 500 руб. для руководителя (п. 1 ст. 15.6 КоАП).

В кодексе не сказано, как исправлять ошибки в сведениях о среднесписочной численности. Нет и указаний инспекциям не принимать исправленные отчеты. Налоговики должны учесть исправления, даже если организация прислала их после 21 января.