Бухгалтер сэкономила 4 млн рублей на налогах. Как ей это удалось
У предпринимателя был реальный шанс разориться после уплаты налога по упрощенке. Но этого не произошло: на помощь пришла бухгалтер из Москвы Ксения Лачина. Она пересчитала бизнесмену налог, и вышло на 4 млн руб. меньше. Волшебство? Нет, всего лишь отличные знания Налогового кодекса.
Как у ИП получился налог на 4,7 миллиона
Еще по этой теме
Компания попала на миллионы из-за торговых агентов. Отбиться не получилось.
Предприниматель работал на упрощенке с объектом «доходы минус расходы». Как и многие ИП, наш герой знал на отлично, как зарабатывать деньги. А вот с учетом и налогами не складывалось: в этих вопросах предприниматель плавал.
Возможно, ИП и не стал бы обращаться к профессиональному бухгалтеру, если бы не налог за 2021 год. Он получился у предпринимателя неожиданно большим: 4,7 млн руб. Бизнесмена эта цифра шокировала. Чтобы найти легальный способ уменьшить налог, ИП и обратился к бухгалтеру Ксении. Она проанализировала расчеты предпринимателя и сообщила: налог можно законно снизить на 4 млн руб. Но для этого придется пересмотреть доходы и расходы.
Что у предпринимателя было с налоговыми доходами
Оказалось, что предприниматель принимал к налоговому учету в том числе суммы, которые вообще не облагаются налогом по упрощенке. К примеру, займы полученные и личные денежные средства. Эти суммы бухгалтер сразу исключила из расчета налога. А предпринимателю объяснила: чтобы не принимать к налоговому учету лишнее, стоит сверяться со статьей 346.15 НК. Там четко сказано, какие суммы относятся к налогооблагаемым доходам, а какие нет.
Как у ИП обстояли дела с расходами
С расходами все оказалось печально: предприниматель не собирал почти никакую первичку. Почему — сказать сложно, бизнесмен и сам не смог ответить на этот вопрос. Чаще всего просто забывал, что сбор документов — не лишняя рутина, а важная часть работы, которая влияет на налоги.
Бухгалтер показала предпринимателю собственные расчеты — как бы уменьшился налог по упрощенке, если бы первичка была на руках. Разница бизнесмена впечатлила. Но чтобы новые цифры с бумаги попали в налоговую декларацию, бизнесмену предстояло провернуть одно непростое дело: собрать с поставщиков недостающие первичные документы.
Задача по сбору первички сначала показалась предпринимателю невыполнимой. Кто из поставщиков захочет заниматься документами по уже закрытым сделкам? Но речь шла о больших деньгах, которые можно было сэкономить за счет учета расходов. Поэтому бизнесмен приступил к выполнению задачи. Упорство дало положительные результаты. За несколько недель предпринимателю удалось собрать почти все недостающие бумаги, и он сразу передал первичку бухгалтеру. В итоге налог бизнесмена снизился почти на 4 млн руб.: с 4,7 млн до 0,7 млн. Сэкономленные деньги ИП может направить на развитие бизнеса и другие цели.
Если вы, как и бухгалтер Ксения, ведете учет у предпринимателей на упрощенке с объектом «доходы минус расходы», забирайте памятку. Она облегчит и работу клиентов, и ваш собственный труд. В ней базовые подсказки-напоминания для ИП по доходам, расходам и первичке. Пусть держат шпаргалку перед глазами на случай, если постоянного бухгалтера у них нет.
Я давно заметила, что многие ИП не хотят заниматься отслеживанием и сбором первичной документации. Часто слышу от клиентов: «Я на упрощенке и могу не вести бухучет, зачем мне документы?» Каждый раз объясняю, что документы необходимы, даже если ИП отказался от ведения бухучета. А иначе как посчитать налог при объекте «доходы минус расходы», когда нет первички?
В процессе работы с ИП я придумала для своих клиентов лайфхак: забирать документы при каждой оплате контрагенту — чеки, акты, накладные и пр. И если нет времени их систематизировать, то хотя бы завести для них отдельную коробку. Бухгалтер-аутсорсер разберет и отсортирует бумаги, если ИП попросит. Это не бесплатно, но потерять расходы из-за отсутствия первички дороже.
Как учесть новогодние расходы, чтобы избежать претензий налоговиков
Проверьте, правильно ли учитываете новогодние расходы при расчете налога на прибыль. Для самопроверки используйте девять карточек в формате «вопрос — ответ».
1.
Можно ли учесть в расходах новогодние премии сотрудникам?
По общему правилу выплаты сотрудникам к праздникам нельзя списать при расчете налога на прибыль. Они не связаны с трудовыми показателями, а значит, не относятся к производственным расходам (абз. 1 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК).
Однако если привяжете новогодние премии к показателям труда и профессиональным достижениям работников, сможете отнести эти суммы на расходы по налогу на прибыль. Главное, чтобы выплаты были предусмотрены в локальных актах, коллективном или трудовых договорах (письмо Минфина от 20.02.2021 № 03-03-06/1/12061). Если этого условия нет, внесите изменения до издания приказа о премировании.
2.
А что если компания отнесет новогодние премии на расходы, но по итогам года уйдет в минус?
Если компания закончит год с убытками, но новогодние премии сотрудникам спишет в расходы по налогу на прибыль, у налоговиков могут возникнуть претензии. Не исключено, что они посчитают выплаты необоснованными, ведь все затраты должны быть экономически оправданны (п. 1 ст. 252 НК). Но тут у организации есть лазейка.
Укажите в приказе о премировании, что поощряете сотрудников не по итогам работы за год, а за конкретный проект или достижение. Также проверьте, чтобы работники выполнили необходимые для премирования показатели. Иначе проверяющие снимут расходы, а судьи их поддержат (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 22.05.2020 № Ф04-1562/2020).
При этом рискованно дважды признавать затраты на поощрение сотрудника за одно и то же достижение. Например, учесть премию по итогам работы за 2022 год и стоимость подарка за перевыполнение годового плана. Высок риск того, что одну из этих выплат инспекторы исключат из налоговых расходов.
Опасно списывать новогодние премии в расходы, если заканчиваете год с убытками
3.
Как быть с расходами на оплату труда работников во время новогодних каникул?
Доплаты за работу в праздники можно учесть в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК). Главное, чтобы работа сотрудников во время каникул была обусловлена производственной необходимостью. Для этого в приказе о выходе на работу укажите конкретные причины. Например, завершение проекта или устранение непредвиденных неполадок. Также будьте готовы предоставить проверяющим документы, подтверждающие фактический выход сотрудников на работу в выходные и нерабочие праздничные дни. Это могут быть табель учета рабочего времени, распоряжение директора, заявки на вахту, служебные записки в отдел безопасности о работе в праздничные дни и т. д.
Если оплачиваете работу сотрудников в выходные и нерабочие праздничные дни больше, чем в двойном размере, можете учесть в расходах по налогу на прибыль всю сумму. Это нам подтвердили налоговики. Главное предусмотрите повышенную оплату в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре (ч. 1, 2 ст. 153 ТК).
4.
Можно ли списать затраты на украшение торговых витрин к Новому году?
Да, расходы на украшение витрин к Новому году можно учесть в составе рекламных расходов при расчете налога на прибыль (подп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК). Но только при условии, что цель этих затрат — привлечь клиентов и увеличить спрос на товары или услуги. Закрепите цель закупки новогодних украшений в приказе директора, а рост числа покупателей и увеличение спроса зафиксируйте в отчете о проведенных мероприятиях.
Украшать витрины к праздникам зачастую требуют местные или региональные власти. К примеру, в столице действует постановление правительства Москвы от 03.11.2009 № 1193-ПП. Документ предписывает компаниям оформлять фасады зданий и объясняет, как это делать. Московские организации обязаны выполнять эти требования, поэтому стоимость новогоднего оформления вправе учесть в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК).
5.
Как поступить с расходами на новогоднюю елку и другие украшения офиса?
Если украшаете офис, склад или другое помещение, куда не попадают клиенты, расходы при расчете налога на прибыль безопаснее не признавать. Проверяющие могут назвать такие затраты экономически необоснованными. А компании будет сложно подтвердить, что праздничное оформление офиса помогает привлечь клиентов или улучшить спрос (п. 1 ст. 252 НК).
6.
Как списать стоимость подарков для контрагентов?
По общему правилу стоимость подарков нельзя отражать в расходах. Не важно, кому и при каких условиях их вручаете. Это экономически необоснованные расходы, ведь речь идет о безвозмездной передаче (п. 16 ст. 270 НК, письмо Минфина от 18.09.2017 № 03-03-06/1/59819). Но и здесь есть выход.
Спишите подарки и новогодние сувениры на рекламные расходы. Но только в размере не более 1 процента выручки от реализации (п. 4 ст. 264 НК). И еще вам понадобится нанести на презенты контрагентам логотип или символику своей организации. Учтите, что в рекламных расходах нельзя учесть персональные подарки. Они должны быть ориентированы на неограниченный круг лиц (ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 № 38ФЗ).
7.
Получится ли отнести подарки партнерам на представительские расходы?
Не стоит учитывать стоимость новогодних подарков для партнеров по бизнесу как представительские расходы. Дело в том, что презенты к праздникам не упоминаются в перечне таких затрат (подп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК). Поэтому претензий со стороны проверяющих при проверке не избежать.
8.
А новогодние подарки сотрудникам можно списать в налоговом учете?
Подарки работникам можно учесть при расчете налога на прибыль. Но только если привяжете их выдачу к производственным показателям и профессиональным достижениям сотрудников (письма Минфина от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291, от 24.04.2015 № 03-03-06/1/23695).
Убедитесь, что закрепили возможность награждения работников подарками в локальных актах, коллективном или трудовых договорах (абз. 1 п. 2 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК). Также будьте готовы пояснить проверяющим, за какие именно заслуги сотрудники получили презенты от компании.
9.
Сможет ли компания признать убыток от продажи товаров на новогодней распродаже?
Да, стоимость товаров, которые продали ниже себестоимости в результате акций и скидок, можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 268 НК). Исключение — новогодняя распродажа среди сотрудников компании. В этом случае признавать убытки от продажи товаров ниже себестоимости нельзя (п. 27 ст. 270 НК).
Чтобы обосновать новогоднюю распродажу, оформите приказ директора. В нем укажите, на какие товары и на какой срок снижаете цены. С высокой вероятностью такие расходы привлекут внимание налоговых инспекторов. Особенно если у организации по итогам года получился убыток. Но пояснения в ответ на требование помогут снять подозрения.
В пояснениях укажите, что покупали товары для того, чтобы реализовать их с прибылью. Далее пропишите, по каким причинам были вынуждены снизить цены на продукцию. Например, это возможно из-за падения спроса или обновления ассортимента.
Кроме того, сошлитесь в пояснениях на то, что пытались сократить расходы. Допустим, за счет отказа от аренды лишних складов для хранения залежавшейся продукции. Иными словами, предприняли меры, чтобы уменьшить итоговый убыток.
Шесть подсказок, чтобы без проблем провести годовую инвентаризацию
ОТВЕЧАЕТ СЕРГЕЙ РАЗГУЛИН, действительный государственный советник РФ 3-го класса, автор популярных рекомендаций по бухучету в Системе Главбух.
Инвентаризация у малого бизнеса
Кто обязан проводить инвентаризацию?
Кто обязан проводить инвентаризацию?ИП не обязаны проводить инвентаризацию, поскольку вправе отказаться от ведения бухучета и составления бухгалтерской отчетности (ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Инвентаризировать имущество можно при желании — закон не запрещает.
Что касается компаний, то они должны ежегодно проверять активы и обязательства независимо от режима налогообложения. В отличие от ИП организации ведут бухучет и составляют бухотчетность, отказаться от этого нельзя (ст. 2, 6 Закона № 402-ФЗ). Следовательно, без инвентаризации перед подготовкой баланса им не обойтись (п. 27 Положения, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).
Дата инвентаризации
Какую дату выбрать для годовой инвентаризации?
Инвентаризацию активов можно провести в любое время — начиная с 1 октября отчетного года и даже после 31 декабря. Главное завершить процедуру до подготовки годовой отчетности. Исключение — инвентаризация дебиторки и кредиторки. Ее проводят строго на 31 декабря отчетного года (п. 27 Положения, утв. приказом Минфина № 34н).
Инвентаризационная комиссия
Нужна ли комиссия, если в штате только директор?
Нет, не нужна. Создание инвентаризационной комиссии предполагает, что в ее составе будут минимум два человека — председатель и кто-то еще. Если же в штате компании числится только директор, то комиссии не получится (п. 2.3, 2.4, 2.6 Методических указаний, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Инвентаризация и отпуск
Ответственный в отпуске. Можно без него?
Материально ответственные сотрудники (МОЛ) обязаны присутствовать при инвентаризации имущества, которое им вверили (п. 2.8 Методических указаний, утв. приказом Минфина № 49). Если это требование нарушить, итоги процедуры будут недействительными. И взыскать недостачу с МОЛ не получится.
Планируйте инвентаризацию и отпуска так, чтобы на время ревизии сотрудники, которые отвечают за имущество, были на работе.
Как инвентаризировать ноутбук дистанционщика?
Имущество вне офиса
Нормативные документы по бухучету не запрещают в ходе инвентаризации применять современные технологии (п. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ, письмо Минфина от 25.02.2021 № 07-01-09/12927). То есть компания вправе дистанционно инвентаризировать имущество в отдаленных местах хранения. К примеру, через сервисы видеосвязи Skype или Zoom. Но во время онлайн-инвентаризации обязательно запишите видео (письмо Минфина от 24.12.2020 № 02-07-07/113668).
Предусмотрите возможность дистанционного осмотра имущества в учетной политике и приказе об инвентаризации. Желательно обосновать, почему компания применяет удаленный формат.
Документы по инвентаризации
В каком документе отражать недостачи и излишки?
Излишки и недостачи отразите в сличительной ведомости. Формы сличительных ведомостей можно разработать самостоятельно или воспользоваться унифицированными бланками № ИНВ-18 и № ИНВ19 (утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).
